Resumo:
Um evento corporativo planejado e organizado é essencial para otimizar recursos e evitar imprevistos;
Também é interessante optar por soluções para entreter o público. Assim, é possível criar memórias duradouras daquele momento;
Entenda o que é preciso para planejar um evento corporativo com eficiência, encantar e surpreender os participantes!
Para que um evento corporativo seja um sucesso, é indispensável fazer um bom planejamento. Desde a escolha dos participantes ao cardápio do buffet: é preciso pensar nos mínimos detalhes.
Afinal, todos os elementos de um evento corporativo contribuem, direta ou indiretamente, para a experiência do seu público. Dessa forma, é possível criar boas memórias e engajar os participantes para as próximas edições.
Neste texto, separamos tudo o que você precisa levar em conta na hora de planejar um evento corporativo. Confira também exemplos de ativações interessantes para apostar. Desejamos uma excelente leitura!
Confira os tópicos:
O que é um evento corporativo?
Eventos corporativos, como o próprio nome já diz, são eventos criados por empresas que nascem a partir de objetivos institucionais ou comerciais.
Outro ponto relevante é que os eventos corporativos podem variar em escala e formato, desde pequenas reuniões de equipe em uma pequena sala até grandes encontros. Confira alguns exemplos:
Feiras;
Conferências;
Mesas-redondas;
Workshops;
Congressos;
Eventos de premiações;
Ações de responsabilidade social corporativa;
Jantares, coquetéis e recepções em geral.
O formato e estilo do evento corporativo devem ser definidos a partir do seu objetivo. Falamos melhor sobre isso no tópico seguinte, acompanhe.
Quais são os objetivos de um evento corporativo?
Os objetivos do evento corporativo são essenciais para a definição do espaço, do buffet, da programação e também das ativações. Um congresso para muitas pessoas requer um ambiente mais amplo e várias opções de alimentação; já um pequeno treinamento, pode ser realizado numa sala menor, com um coffee break mais enxuto.
Confira alguns dos principais objetivos desse tipo de evento:
Divulgar uma marca;
Lançar um novo produto ou serviço;
Estimular o networking com parceiros estratégicos e clientes;
Treinar, engajar e melhorar a comunicação interna entre os colaboradores;
Comemorar ações e datas específicas, como aniversário da empresa e atingimento de metas.
Independente do objetivo do evento corporativo, alguns pontos em comum devem ser considerados para que tudo saia conforme o planejamento. Confira quais são, a seguir!
O que levar em conta na hora de planejar um evento corporativo?
Separamos alguns itens que devem ser analisados na hora de planejar o seu evento corporativo. Inclusive, você pode listar esses pontos e usá-los como checklist.
Veja quais são:
Data e local
Antes de definir a data do evento, confira o calendário de feriados locais, nacionais e analise se a existência de outros encontros corporativos na mesma época.
Também é interessante verificar se serão realizados shows, feiras e eventos de entretenimento similares.
A definição do local influencia diretamente na estrutura necessária e, até mesmo, na quantidade de participantes inscritos ou convidados. Verifique a segurança do espaço, confira se tem estacionamento e se é acessível para os transportes públicos.
Fornecedores
Bons fornecedores são indispensáveis para garantir a satisfação e a boa experiência do seu público. Para fazer boas escolhas, estude as opções, pesquise bastante e entre em contato com pessoas que já usaram o serviço.
Analise também as condições oferecidas, o que está dentro e fora do contrato, como funciona o atendimento e o suporte. Pense que, por mais planejado que tenha sido o seu evento, imprevistos podem acontecer.
Portanto, entenda como funciona o fornecedor diante de situações como essas e por quais canais você precisa entrar em contato.
Programação
Após definir a data e o local, monte uma programação coerente, com janelas de tempo entre uma ação e/ou palestra e outra. É importante inserir também atrações voltadas ao entretenimento, para engajar os participantes.
Palestrantes e congressistas
Analise o currículo e a relevância dos palestrantes e congressistas convidados, bem como a palestra a ser ministrada. Pergunte o tempo de duração, como será a abordagem e quais equipamentos serão necessários.
Também organize a escolha do hotel, o translado e alimentação, sempre oferecendo mais de uma opção. Confira tudo com antecedência e confirme com os convidados.
Se prepare também para possíveis imprevistos, como atraso de voos, problemas com a hospedagem e até mesmo diante da falta do palestrante. Pensar tudo isso com calma é indispensável para tomar boas decisões e evitar grandes gastos financeiros.
Divulgação do evento
A divulgação do evento também precisa de um bom planejamento. De acordo com o público-alvo, estabeleça quais canais serão priorizados
Se você está organizando um lançamento de algum produto ou serviço em um evento presencial, pode ser interessante distribuir panfletos e fazer divulgações em pontos físicos, por exemplo. Caso seja um evento corporativo online, dispense os canais físicos.
Contudo, em ambos os casos, não deixe de apostar em uma boa divulgação online nas redes sociais da empresa e, se possível, invista em anúncios.
Ao fazer isso, as chances de atingir um público potencial aumentam bastante.
Opções de comida e bebida
O buffet é sempre bastante aguardado em qualquer evento, seja ele corporativo ou não, concorda?
Mas, na hora de fazer a escolha, discuta com as empresas fornecedoras alguns itens, como:
Duração do evento;
Quantidade de convidados estimada;
Programação;
Local;
Formato do evento - é uma palestra, workshop ou feira?
Com tudo isso bem detalhado, fica mais fácil escolher o fornecedor, negociar prazos e condições para pagamento.
É importante também fazer a prova dos produtos, ou seja, experimentar um pouco de tudo que será servido.
Aqui, mais uma vez, não deixe de considerar possíveis imprevistos: e se acabar a comida, a empresa escolhida consegue atender pronta-entrega? Quais são os valores? Se algum fornecedor faltar, quais as outras opções disponíveis?
Por fim, lembre-se de que essa parte do evento é tão importante quanto as demais atrações para garantir a experiência do seu público.
Soluções de entretenimento
Eventos corporativos são formais, mas nada impede de apostar em soluções de entretenimento para os seus convidados!
Afinal, as ativações são excelentes meios entreter os participantes do evento, além de deixar o clima mais leve e tranquilo.
Outra vantagem é que tais soluções também podem ser usadas para divulgar a mensagem da sua marca, de várias maneiras.
A cabine fotográfica, por exemplo, permite personalizar o papel fotográfico. Já com a tatuagem digital, é possível imprimir a sua marca na pele das pessoas, com uma tinta totalmente inofensiva.
O túnel de LED e a plataforma 360° também chamam atenção das pessoas para fazer fotos, estimulando o compartilhamento nas redes sociais.
Casos de sucesso de eventos corporativos com ativações
Que tal levar um pouco de entretenimento para o seu evento corporativo?
Para que você entenda na prática como funcionam as ativações nesses tipos de evento, separamos alguns exemplos de ações elaboradas pela Sigma Entretenimento. Confira:
Ecoagro
A Ecoagro é uma empresa de consultoria para estruturação de operações financeiras do agronegócio. Na sua confraternização, a Sigma foi a escolhida para montar a ativação desse grande evento corporativo!
Na oportunidade, levamos a Plataforma 360 S, que grava vídeos em 360 graus, em uma estrutura resistente. O arquivo pode ser enviado aos celulares ou tablets dos participantes, que podem compartilhar em tempo real o que está acontecendo no evento.
Clique aqui e confira como foi a experiência da Ecoagro com a Plataforma 360 S!
IA Experience
O IA Experience aconteceu em abril de 2023 e trata-se do maior evento de inteligência artificial do Brasil.
Tivemos a honra de ser um dos patrocinadores e contamos o Túnel Infinity na entrada do evento, para criar um ambiente imersivo e atraente para os convidados.
Também apostamos na Plataforma 360 S, que foi o maior sucesso. Veja como foi essa experiência!
FilmeCon
Como inovar em um evento que reúne as principais tendências do audiovisual do Brasil?
Esse era o nosso desafio na décima edição da FilmeCon, uma grande conferência para os profissionais dessa área. Junto com a Plataforma 360 S, apostamos também a Digital Tattoo.
O resultado não podia ser outro: todo mundo queria experimentar as tatuagens digitais e postar os seus vídeos nas redes sociais.
Clique e assista aqui como foi a nossa participação da FilmeCon!
SF Automotive Experience
O SF Automotive Experience é um evento que reúne e apresenta as principais tendências de tecnologia e negócios para o setor automotivo.
Optamos pela Plataforma 360 S e também em variações do Túnel Infinity, com o objetivo de criar um ambiente chamativo e imersivo para os convidados.
ABF Franchising Expo
A edição da ABF Franchising Expo em 2023 também contou com a participação da Sigma. Estamos falando da maior feira de franquias do mundo, que reuniu mais de 300 marcas, muitas palestras e networking!
Neste evento corporativo, apostamos mais uma vez na Plataforma 360 S da Sigma devido ao seu grande sucesso.
Assista aqui o vídeo completo da nossa participação!
Planeje seu evento corporativo com S de segurança!
Organizar um evento corporativo é um grande desafio, não é mesmo?
Para que tudo saia conforme o planejado, é indispensável contar com fornecedores confiáveis, com boas referências e que já tenham experiência no mercado.
As melhores opções em soluções para entretenimentos para eventos corporativos você encontra na Sigma Entretenimento!
Dispomos de atendimento especializado, suporte 24 horas e operadores técnicos capacitados para te atender. Além disso, também oferecemos planos especiais para empresas, com formas de pagamento flexíveis, que cabem no seu bolso.
Conheça a Sigma e escolha a melhor opção para surpreender os seus convidados em qualquer tipo, formato ou estilo de evento corporativo!
Conclusão
Estar preparado para possíveis imprevistos e ter muita organização são aspectos indispensáveis para que o seu evento corporativo saia conforme você idealizou.
Para isso, é preciso montar um bom planejamento e pensar nos mínimos detalhes com antecedência. Local, data, atrações, buffet precisam ser definidos com bastante critério.
Além disso, ter uma divulgação completa e assertiva, bem como em ativações para encantar e melhorar ainda mais a experiência dos seus convidados é essencial.
Aposte em uma empresa que já tem referência no mercado e está pronta para atender a todas as suas necessidades.
Clique aqui e conheça as soluções da Sigma!
Comments