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  • Foto do escritorBianca Rodrigues

Aprenda como organizar um evento corporativo com este guia definitivo

Resumo:

  • Saber como organizar um evento corporativo é fundamental para gerenciar de maneira assertiva os recursos financeiros;

  • Outra vantagem é planejar a melhor maneira de encantar o público a partir de soluções inovadoras;

  • Conheça o passo a passo de como organizar um evento corporativo e um checklist completo do que é necessário fazer no grande dia!


Como organizar um evento corporativo, entreter e encantar os participantes, para muitos, pode ser um desafio. Porém, contar com um passo a passo sobre como proceder facilita todo o processo.


É preciso ter atenção a vários detalhes ao organizar um evento corporativo. Da escolha do local até a contratação dos palestrantes. Tudo deve ser planejado para evitar perdas financeiras e garantir uma excelente experiência a todos os convidados.


Neste guia, você verá os principais passos para a organização de eventos corporativos. Veja também um checklist sobre o que deve ser feito no dia do evento.


Boa leitura!


Confira os tópicos:


Como organizar um evento corporativo em 6 passos?


Para organizar um evento corporativo, é importante seguir alguns passos. Vale lembrar que, dependendo do tipo de evento, as ações podem ser diferentes. Contudo, você pode usar esse checklist para se guiar durante a organização.


Confira:


1. Defina o objetivo do evento


Pode parecer algo básico, no entanto, é indispensável definir o objetivo do seu corporativo antes de passar para os outros passos. Do contrário, o risco de perder tempo e dinheiro diante de uma mudança de planos é bastante alto.


Alguns dos objetivos mais comuns dos eventos corporativos são:

  • Vender mais;

  • Divulgar uma marca, novos posicionamentos e/ou valores;

  • Festejar metas atingidas;

  • Treinar colaboradores;

  • Fomentar conhecimento de uma área específica.

Uma dica interessante é conversar com o seu time comercial, para identificar mais necessidades e formas de unir mais de um objetivo. Em uma conferência, é possível contar com apresentações e divulgar novos produtos, por exemplo.


2. Identifique o público-alvo


Após definir o objetivo, identifique o seu público-alvo, ou seja, o perfil dos participantes do seu evento corporativo. Analise suas preferências, expectativas e assuntos de interesse.


Com essas informações, ficará mais fácil montar um evento assertivo, que garanta uma excelente experiência aos convidados. Outra vantagem é otimizar o orçamento, direcionando os recursos para o que realmente será relevante para o público.


Conhecer o perfil dos seus participantes também ajuda na hora de fazer uma divulgação inteligente, focando apenas no público que deve ser impactado.


3. Estabeleça um orçamento


Estabeleça um valor para ser gasto com seu evento corporativo. Lembre-se de que os recursos financeiros devem ser compatíveis com a experiência que você deseja oferecer ao seu público-alvo.


É importante também definir um valor para imprevistos. Afinal, por mais bem organizado que seja o seu evento, alguns incidentes fora do seu controle podem acontecer. Ter um orçamento à parte ajuda a solucionar esses desafios de maneira controlada.


4. Escolha a data e o local


A data e o local precisam ser definidos com atenção. Afinal, um simples feriado pode comprometer o sucesso do seu evento corporativo.


Confira alguns fatores interessantes a serem observados em relação à data:

  • Calendário de feriados nacionais ou regionais;

  • Presença de eventos na mesma época.

Já em relação ao local, observe:

  • Presença de estacionamento;

  • Acesso a transportes públicos;

  • Estrutura e segurança do local.

Dependendo da quantidade de pessoas e do tipo de evento, confira junto à prefeitura e aos bombeiros se é necessária uma liberação específica. Caso seja, siga as orientações para garantir a segurança dos convidados e evitar que o seu evento seja cancelado.


5. Desenvolva uma programação


Monte a sua programação considerando sempre pequenos intervalos entre uma atração e outra. Dessa forma, os participantes poderão aproveitar as ações do evento, fazer um lanche e aproveitar o networking.


É importante ressaltar que a programação deve ser amplamente divulgada antes e durante o evento corporativo.


6. Promova seu evento


A divulgação do seu evento, seja ele interno ou externo, é essencial para atrair e engajar os participantes. Então, conforme o seu público, escolha os meios de comunicação assertivos para uma boa promoção.


Para os eventos externos, é interessante focar nas redes sociais e também divulgações offline, como panfletos e até outdoors. Agora, para os internos, use todos os meios oferecidos pela empresa, como intranet, murais de aviso e e-mails.


Assim como na programação, faça um planejamento para a divulgação do seu evento. Para isso, não esqueça de estabelecer datas e responsáveis por cada ação.


O que é preciso fazer no dia do evento?


Até aqui, você conferiu os principais passos para organizar o seu evento corporativo. Contudo, no grande dia, outras ações mais específicas são necessárias para que tudo seja conforme o planejamento.


Veja quais são:


Coordene a logística e os fornecedores


No dia do evento corporativo, os organizadores devem agir tal qual um maestro, “orquestrando” a logística e os fornecedores.


Antes de iniciar o evento, confira com cada fornecedor se tudo que foi solicitado está sendo atendido. Analise também se as segundas opções, ou seja, se as empresas fornecedoras que podem atender para imprevistos também estarão disponíveis.


Gerencie as inscrições dos participantes


As inscrições dos participantes devem ser conferidas com atenção. Também é importante repassar todas as orientações relevantes para os convidados.


Outro ponto que merece atenção é o treinamento de toda a equipe que vai trabalhar durante o evento. Eles devem saber direcionar os participantes, oferecer um bom atendimento e, mais uma vez, saber como agir diante de imprevistos.


Acompanhe o evento em tempo real


Monitore todas as frentes do evento enquanto estão acontecendo.


Para facilitar esse acompanhamento, faça um checklist do que observar em cada setor. Divida também essa função com outros colaboradores.


É interessante também que a cobertura do evento corporativo também seja feita nas redes sociais. Selecione os melhores momentos, aposte em fotos e vídeos curtos, de preferência com depoimentos de participantes e palestrantes.


Analise os feedbacks e retornos financeiros


Ao final do evento, solicite feedbacks dos participantes. Assim, é possível identificar os pontos positivos e o que deve ser ajustado para as próximas edições.


Analise também o retorno financeiro do seu evento corporativo, principalmente se os objetivos eram comerciais.


Comece a planejar seu próximo evento


Com as análises do último evento, comece a planejar o próximo.


Tente repetir os pontos positivos e ajuste tudo levantado como melhoria. Considere também as sugestões.


Lembre-se que, à medida que você desenvolve experiência na organização dos eventos corporativos, os próximos serão cada vez melhores e mais fáceis de organizar.


Com a Sigma, seu evento corporativo não dá dor de cabeça


Ninguém merece passar por estresse no dia do evento, não é mesmo? Para evitar que isso aconteça, o caminho é contar com fornecedores confiáveis, como a Sigma Entretenimento!


Temos várias soluções para encantar os participantes durante o evento corporativo, conheça algumas:

Nossos processos são bem definidos e claros para todos os clientes. Também contamos com suporte técnico 24/7 e planos especiais para empresas. Vale a pena conferir!


Conclusão


Organizar um evento corporativo exige muito planejamento.


Definir um objetivo, identificar e estudar o público-alvo são essenciais para elaborar uma experiência assertiva. A escolha do local, data e programação também são importantes para o sucesso do seu evento.


No grande dia, algumas atividades são fundamentais e você pode fazer o seu checklist com base neste conteúdo.


Além de tudo, contar com bons fornecedores é indispensável para garantir uma boa experiência aos participantes. Pensando nisso, convidamos você a conhecer as soluções da Sigma, referência quando o assunto é evento.


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